Al timone!

If you fail to plan, you are planning to fail, ha detto Benjamin Franklin. In una rivista, lo strumento per una efficace pianificazione si chiama “timone”.

Nave senza timone, nave senza direzione… non temete, non vogliamo parlarvi di manovre in alto mare, ma di come si costruisce un magazine. Il “timone” che impugniamo ogni giorno in agenzia, infatti, non è una ruota di legno, ma una visualizzazione schematica delle pagine di un quotidiano, una rivista o un libro. Viene realizzato nella fase iniziale del progetto, subito dopo la prima riunione di redazione con il committente, ed è un utile strumento per impostare il layout (o menabò) delle singole pagine, distribuendovi annunci e contenuti redazionali.

Ogni cosa al suo posto

Il timone o, con termine inglese, flatplan si presenta come una successione di riquadri, ciascuno dei quali riproduce in miniatura una pagina della pubblicazione. Niente di speciale, direte. Avete ragione, ma non appena entrano in scena penne ed evidenziatori (o i loro corrispettivi digitali) vedrete i tristi riquadri riempirsi di storie e di vita!

Dopo la prima riunione di redazione, la redattrice definisce con carta e penna (o al computer) la struttura delle singole pagine, in particolare la disposizione dei contenuti e delle inserzioni pubblicitarie. Dovrà considerare diversi fattori, come il numero di annunci acquisiti, lo spazio disponibile per i contenuti, i temi da trattare e il formato giornalistico più adatto a ciascuno di essi (intervista, reportage, infografica ecc.). Ma non sempre c’è l’imbarazzo della scelta! A volte il problema è “riempire” le pagine ancora vuote, altre volte ci si accorge che mancano all’appello dei contenuti rilevanti… in altre parole, in questa fase l’obiettivo è collocare i diversi elementi e decidere quanto spazio riservare ad articoli, annunci e immagini.

È bene tenere presenti alcune regole generali. Ad esempio, assegnare spazio sufficiente ai singoli temi (gli articoli, si sa, una volta stilati sono quasi sempre più lunghi del previsto!). Anche foto e infografiche devono “respirare” all’interno della pagina, e il rapporto tra parti stampate e spazi bianchi deve risultare equilibrato. Passo dopo passo, si giunge così a definire la struttura dell’intera pubblicazione.

Il lavoro preparatorio va a beneficio di tutti: la redazione, i grafici e la tipografia, ma anche i committenti.

Mai partire all’arrembaggio!

Starete pensando: “Realizzare un flatplan è faticoso e superfluo. Preferisco rinunciarvi e iniziare subito a creare testi e layout”. L’idea è allettante, ma fondamentalmente sbagliata! Un buon timone è infatti essenziale per il successo di una rivista o brochure.

Definire fin dall’inizio il rilievo da assegnare ai diversi temi e stabilire un’alternanza tra articoli di primo piano e contenuti minori è il modo migliore per generare la curiosità che stimola a proseguire la lettura. Ad esempio, a un reportage impegnativo si può fare seguire un pezzo breve e leggero o un’infografica per permettere ai lettori di riprendere fiato prima di tuffarsi nel successivo testo lungo. Come in cucina, il segreto è il giusto mix degli ingredienti!

Generalmente, il timone accompagna la redazione per tutta la durata del progetto e rappresenta una sorta di “terreno di comunicazione” per l’intero team. La sua praticità si rivela in particolare nei progetti di riviste con più numeri: a ogni nuova edizione si può infatti attingere al flatplan precedente, e il primo passo è fatto. Il lavoro preparatorio va a beneficio di tutti: la redazione, i grafici e la tipografia, ma anche i committenti, ai quali il timone fornisce fin dall’inizio una panoramica chiara e strutturata del prodotto finale.

Nelle riviste stampate, il timone è fondamentale anche per il conteggio delle pagine. In vista della rilegatura, il numero delle facciate dovrà corrispondere a un multiplo di 4 per evitare fogli svolazzanti, non cuciti sul dorso della pubblicazione. Se possibile, le facciate dovranno inoltre corrispondere a un multiplo di 8 (nei libri spesso addirittura di 16). È questo, infatti, il numero di pagine che rientra in ciascun foglio di stampa utilizzato dalle tipografie. Rispettando questa semplice regola, la tipografia potrà sfruttare al meglio, ovvero senza sprechi, la carta a disposizione. E l’assenza di sprechi è anche sinonimo di riduzione dei costi di stampa!

Il percorso che porta alla realizzazione del timone è vario e dipende dal team, dal progetto e dalle preferenze individuali.

Il flatplan può essere realizzato su carta o su un foglio Excel. Oggi esistono tuttavia alcuni pratici tool online, come Flat-Plan o Blinkplan, che agevolano notevolmente la collaborazione all’interno del team. Il timone online può essere modificato e commentato contemporaneamente da più membri del team, in agenzia, da casa o durante gli spostamenti. Il documento si aggiorna in tempo reale, e la project manager non dovrà più inviare tramite e-mail ogni nuova versione all’intero team di redazione.

Un ulteriore vantaggio è rappresentato dalla facilità di gestione. Il flatplan online è pronto in pochi clic, le singole pagine possono essere marcate come contenuti redazionali o inserzioni pubblicitarie, ed è semplicissimo incollarle, eliminarle o trascinarle all’interno del documento (in tal caso, la pubblicazione si aggiornerà automaticamente, numeri di pagina compresi).

Uno svantaggio? I costi. I tool online per la creazione di flatplan vanno ad aggiungersi al lungo elenco dei software, con abbonamenti spesso dispendiosi, di cui redattrici indipendenti e piccole agenzie non possono ormai fare a meno. L’investimento va ponderato, ma vale sicuramente la pena per i professionisti che realizzano regolarmente magazine e brochure.

Il percorso che porta alla realizzazione del timone è vario e dipende dal team, dal progetto e dalle preferenze individuali. Già che siamo in tema: in francese, il timone si chiama “chemin de fer”, ovvero ferrovia, strada ferrata. Insomma, qualunque rotta si scelga, per terra o per mare, l’importante è arrivare a destinazione!

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